Как вести таблицу учёта МСП в Excel: простой способ не потерять объём к январю

На практике может возникнуть следующий вопрос: как в течение года отслеживать накопленный объём закупок среди МСП, чтобы в январе не оказаться в ситуации, когда норма не выполнена, а исправить уже ничего нельзя? ЕИС предоставляет возможность смотреть текущий процент в разделе МСП плана закупок, но полагаться на эту цифру как на точный индикатор годового отчёта нельзя — между плановым процентом и итоговым показателем отчёта всегда есть расхождение. Простое и надёжное решение — параллельная таблица в Excel, которую заполняют по мере заключения договоров в течение всего года.

Почему процент в плане закупок ЕИС не совпадает с итоговым показателем годового отчёта — вопрос, который регулярно вызывает недоумение. Причин несколько. В плане стоит начальная максимальная цена договора, тогда как в отчёт попадает фактическая сумма заключённого договора — как правило, меньше, потому что участники снижают цену. Кроме того, в плане могут быть позиции, по которым закупка так и не была размещена — они числятся в плане, но в отчёт не попадают. Наконец, долгосрочные договоры распределяются по годам особым образом, и плановая сумма текущего года может не совпадать с тем, что фактически отразится в отчёте. Всё это означает, что план даёт приблизительный ориентир, но не точную цифру.

Таблица Excel решает эту проблему просто и надёжно. Структура может быть минимальной: номер договора, наименование поставщика, предмет договора, сумма договора, признак МСП — да или нет, дата заключения. Этого достаточно, чтобы в любой момент посчитать накопленный объём МСП и сравнить его с общим объёмом закупок. Добавление двух-трёх строк после каждого заключённого договора занимает минуту — и к концу года вместо хаотичного сбора информации из разных источников у заказчика есть готовая сводная картина.

Выстроить систему контроля за выполнением нормы МСП в течение года, разобраться в логике годового отчёта и научиться читать данные ЕИС — всё это входит в программы Центра «Закон.гуру»: zakon.guru/edu/zakupki. По конкретным вопросам — консультация: zakon.guru/consult.

Важный элемент таблицы — фиксация исключений. Договоры с монополистами, энергоресурсы и другие позиции, которые вычитаются из базы расчёта объёма МСП, нужно отмечать отдельно. Тогда в любой момент можно посчитать две цифры: общий объём закупок минус исключения — это база расчёта, и объём закупок у МСП — это числитель. Делим одно на другое, получаем текущий процент выполнения нормы. Никакой специальной программы и никаких выгрузок из ЕИС для этого не нужно.

Промежуточные контрольные точки в течение года — ещё один элемент разумного подхода. Удобно сверять накопленный объём МСП раз в квартал: после первого квартала, в середине года и в сентябре. Если к сентябрю накоплено уже 20-25% — можно спать спокойно, норма будет выполнена даже если четвёртый квартал окажется менее активным. Если к сентябрю накоплено только 10% — есть три месяца, чтобы целенаправленно провести дополнительные закупки среди МСП и выйти на нужный показатель. Делать это в декабре значительно сложнее, чем равномерно в течение года.

Отдельно стоит сказать о ситуации, когда в организации несколько человек занимаются закупками. В этом случае таблица становится ещё важнее — каждый специалист видит только свои договоры, и без общей сводки никто не знает реального накопленного объёма МСП по организации в целом. Общая таблица, которую ведут все участники закупочного процесса, решает эту проблему: руководитель отдела в любой момент видит консолидированную картину и может принять решение о том, нужно ли активизировать закупки у МСП или текущего темпа достаточно.

Ещё один практический момент: таблица помогает при подготовке годового отчёта МСП. Когда приходит январь и нужно сверить данные ЕИС с реальным положением дел, таблица становится контрольным списком — по ней можно проверить, все ли договоры МСП попали в систему с правильными признаками, нет ли пропущенных позиций, совпадают ли суммы. Это занимает часы, а не дни, и существенно снижает риск ошибок в отчёте. Инвестиция в несколько минут каждый раз при заключении договора оборачивается сэкономленными нервами и временем в самый напряжённый период закупочного года.

Подписывайтесь на канал Центра «Закон.гуру»:
— в ТГ: https://t.me/zakon_guru_tg
— в ВК: vk.com/im/channels/-230744123