Письменная форма контракта: что изменилось и как оформлять закупки у единственного поставщика?
Что изменилось в определении контракта
Пункт 8.1 части 1 статьи 3 Закона № 44-ФЗ содержит определение понятия "контракт". До конца 2024 года в этом определении не было прямого указания на форму заключения контракта. Федеральный закон № 484-ФЗ от 26.12.2024 внес уточнение: под контрактом понимается государственный или муниципальный контракт либо гражданско-правовой договор, который заключен в письменной форме.
Казалось бы, техническое уточнение. Но оно вызвало волну вопросов от заказчиков, особенно тех, кто регулярно осуществляет закупки у единственного поставщика в упрощенном порядке. Главный вопрос звучал так: а как же покупки в розницу, которые подтверждаются только кассовым чеком? Как быть с командировочными расходами? Неужели теперь на каждую покупку канцелярии или билета нужно составлять полноценный письменный договор?
Письменная форма требовалась всегда
Чтобы понять, что на самом деле изменилось (а точнее, не изменилось), обратимся к гражданскому законодательству. Подпункт 1 пункта 1 статьи 161 ГК РФ устанавливает: сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме. Это общее правило действует давно, задолго до появления Закона № 44-ФЗ.
Более того, часть 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" прямо закрепляет: информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Вывод: Требование о письменной форме контракта действовало всегда, несмотря на то что формально не было прямо прописано в Законе № 44-ФЗ. Изменения, внесенные законом № 484-ФЗ, лишь привели положения закона о контрактной системе в соответствие с требованиями гражданского законодательства.
Разъяснения Минфина: три ключевых ситуации
После внесения изменений Минфин России выпустил серию разъяснений, которые расставили точки над i в вопросах применения требования о письменной форме контракта. Рассмотрим три типичные ситуации, вызывавшие больше всего вопросов.
Ситуация 1: Закупки у единственного поставщика по части 15 статьи 34
В информационном письме от 20.10.2023 № 24-01-07/99890 Минфин четко указал: контракт в случаях закупок у единственного поставщика, предусмотренных частью 15 статьи 34 Закона № 44-ФЗ (в том числе по пункту 56 части 1 статьи 93), не может быть заключен в устной форме.
Напомним, часть 15 статьи 34 охватывает закупки на сумму до 600 тысяч рублей (а для научных учреждений — до 2 миллионов рублей по годовому лимиту). Многие заказчики считали, что при таких "мелких" закупках можно обойтись без формального договора — достаточно счета, накладной и акта.
Позиция Минфина однозначна: Даже в упрощенных закупках контракт должен быть заключен в письменной форме. В него должны быть включены идентификационный код закупки, цена контракта, информация о поставщике (подрядчике, исполнителе), наименование и количество товара, срок поставки товара, объем и срок выполнения работы или оказания услуги.
На практике это означает: если вы заказчик и планируете закупку даже на небольшую сумму — потребуйте от поставщика заключить простой письменный договор с указанием всех существенных условий и ИКЗ. Нельзя просто выписать заявку, получить товар по накладной и считать это контрактом.
Ситуация 2: Розничные покупки по кассовым чекам
Самый частый вопрос касается покупок в розничных магазинах. Заказчику нужны канцелярские товары, он идет в ближайший магазин, покупает на несколько тысяч рублей, получает кассовый чек. Это контракт в письменной форме?
Минфин в том же письме от 20.10.2023 № 24-01-07/99890 дал развернутый ответ. Если контракт, указанный в части 15 статьи 34 Закона № 44-ФЗ, является договором розничной купли-продажи, такой договор считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, электронного или иного документа, подтверждающего оплату товара.
Это правило вытекает из статьи 493 ГК РФ, которая устанавливает упрощенную форму заключения договора розничной купли-продажи. Чек или иной документ об оплате признается формой договора.
Важное уточнение: На такие чеки и документы распространяются положения Закона № 44-ФЗ и Правил ведения реестра контрактов. А это означает — вышеуказанные чеки и документы должны содержать идентификационный код закупки.
Стоп. Как кассовый чек может содержать ИКЗ? На практике это означает следующее: если вы совершаете розничную покупку по контрактной системе, необходимо либо заранее сообщить продавцу ИКЗ для включения в чек (что технически сложно реализуемо), либо получить от продавца дополнительно товарный чек или иной документ, в который можно включить ИКЗ.
Альтернативный вариант — оформлять даже розничные покупки через письменный договор с продавцом, если речь идет о регулярных закупках у одного поставщика. Многие канцелярские магазины готовы работать с организациями именно по такой схеме.
Ситуация 3: Командировочные расходы
Сотрудник заказчика отправляется в командировку. Ему выдаются наличные под отчет. Он покупает билеты, оплачивает гостиницу, тратит деньги на такси. По возвращении прикладывает к авансовому отчету квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки. Это контракты?
Минфин в письме от 12.02.2025 № 24-06-09/12540 и информационном письме от 18.02.2025 № 24-01-10/15030 дал однозначный ответ. Если наличные денежные средства выданы сотруднику заказчика под отчет (пункт 63 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), к авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы: командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.
Позиция регулятора: Приложенный к авансовому отчету документ, подтверждающий произведенные подотчетным лицом расходы на закупку товаров, работ, услуг, связанные с осуществлением деятельности заказчика, является в понимании части 15 статьи 34 Закона № 44-ФЗ заключенным в простой письменной форме контрактом.
То есть чек на билет, квитанция на гостиницу, чек из ресторана — всё это признается письменными контрактами в смысле Закона № 44-ФЗ. Их нужно включать в реестр контрактов (если они превышают по сумме минимальный порог для включения в реестр согласно Правилам ведения реестра).
Практические выводы для заказчиков
Изменения в определение контракта не революционизировали закупочную практику. Письменная форма требовалась всегда в силу норм ГК РФ. Но разъяснения Минфина помогли прояснить спорные моменты и дали заказчикам понимание, как действовать в типовых ситуациях.
Что нужно делать заказчикам:
При закупках у единственного поставщика по части 15 статьи 34: Заключайте простые письменные договоры даже на небольшие суммы. Включайте в них все существенные условия: ИКЗ, цену, информацию о сторонах, предмет, сроки. Можно использовать типовые формы договоров, но обязательно адаптируйте их под конкретную закупку.
При розничных покупках: По возможности получайте от продавца документы с указанием ИКЗ. Если это невозможно — рассмотрите вариант заключения письменных договоров с розничными поставщиками, у которых покупаете регулярно. Для разовых мелких покупок (на суммы ниже порога включения в реестр) допустимо использовать обычные чеки с последующим отражением в учете.
При командировочных расходах: Собирайте все документы, подтверждающие расходы. Они признаются контрактами в письменной форме. Обеспечьте правильное оформление авансовых отчетов с приложением всех квитанций и чеков. Контролируйте, чтобы крупные командировочные расходы (например, на авиабилеты) включались в реестр контрактов при превышении установленного порога.
Частые ошибки заказчиков
Несмотря на разъяснения регулятора, заказчики продолжают допускать типичные ошибки при заключении контрактов у единственного поставщика. Рассмотрим самые распространенные.
Ошибка 1: Отсутствие ИКЗ в документах. Даже если вы оформляете закупку по упрощенной процедуре, ИКЗ обязателен. Его отсутствие — нарушение требований законодательства о контрактной системе. Контрольные органы при проверках обращают на это внимание.
Ошибка 2: Устные договоренности. "Мы с поставщиком давно работаем, зачем каждый раз договор оформлять?" Такая позиция ошибочна. Каждая закупка должна оформляться письменным контрактом, даже если поставщик постоянный и проверенный.
Ошибка 3: Отсутствие существенных условий. Договор есть, но в нем не указаны сроки поставки, или нет точного наименования товара, или не зафиксирована цена единицы. Такой контракт могут признать незаключенным по правилам ГК РФ.
Ошибка 4: Подмена контракта первичными документами. Накладная, акт приемки, счет-фактура — это документы, сопровождающие исполнение контракта. Они не заменяют сам контракт (за исключением розничных покупок, где чек признается формой договора по статье 493 ГК РФ).
Внесение в определение контракта указания на письменную форму не изменило по сути требований к заказчикам — эта форма требовалась всегда в силу норм ГК РФ. Изменения привели Закон № 44-ФЗ в соответствие с гражданским законодательством и устранили формальное противоречие.
Разъяснения Минфина подтвердили: даже упрощенные закупки у единственного поставщика требуют письменного оформления. Розничные покупки могут подтверждаться чеками (которые признаются формой договора), но в них должен быть указан ИКЗ. Командировочные расходы, подтвержденные документами, также признаются контрактами в письменной форме.
Заказчикам необходимо обеспечить правильное документальное оформление всех закупок, включение в контракты всех существенных условий и ИКЗ, ведение реестра контрактов в соответствии с установленными правилами.
Дополнительные материалы
