Бумажная и электронная форма закупки по 223-ФЗ: что ещё допустимо?
На практике может возникнуть следующий вопрос: обязан ли заказчик по Закону № 223-ФЗ проводить все закупки в электронной форме или бумажная форма по-прежнему допустима? Вопрос кажется устаревшим — в эпоху повсеместной цифровизации сложно представить что кто-то всерьёз рассматривает бумажные конверты как рабочий инструмент. Тем не менее бумажная форма в 223-ФЗ не отменена, закупки в ней проводятся, и это стоит понимать не только исторически но и практически.
Закон № 223-ФЗ допускает проведение конкурентных закупок как в электронной так и в бумажной форме. Требование к заявке в бумажной форме — она должна подаваться в запечатанном конверте не позволяющем ознакомиться с её содержанием до вскрытия. Это не архаизм а принцип: конверт обеспечивает анонимность и закрытость заявки до момента официального вскрытия — ровно то же самое что обеспечивает криптографическая защита при электронной подаче. Форма разная, суть одна.
На практике бумажная форма продолжает применяться — и не только для мелких закупок. Встречаются закупки на миллионы рублей которые проводятся в бумажном виде. Причины разные: особенности внутренних регламентов заказчика, специфика предмета закупки, технические ограничения, иногда просто сложившаяся традиция. Закон этому не препятствует — запрета на бумажную форму нет.
Разобраться в требованиях к форме проведения закупок по Закону № 223-ФЗ, правильно выстроить процедуру вне зависимости от формы подачи заявок — всё это входит в программы Центра «Закон.гуру»: zakon.guru/edu/zakupki. По конкретным вопросам — консультация: zakon.guru/consult.
Практический вопрос который регулярно возникает при электронных закупках: как принимать заявки если участник подал смешанный пакет документов — часть файлов в формате Word, часть в виде сканов PDF с подписью? Ответ однозначный: при электронной форме закупки все документы принимаются без ограничений по формату. Причина проста: весь пакет документов при подаче заявки через электронную торговую площадку подписывается квалифицированной электронной подписью участника. Это означает что и Word-файл и PDF-скан имеют одинаковую юридическую силу — они оба подписаны ЭЦП. Формат файла в данном случае не имеет юридического значения: важна подпись, а не контейнер в котором находится документ.
Отклонять заявку или отдельные документы в ней только потому что они представлены в формате отличном от ожидаемого — неправомерно. Если документ подписан ЭЦП участника и содержит необходимую информацию — он принимается. Это правило действует и в обратную сторону: заказчик не вправе устанавливать в документации требование подавать все файлы исключительно в определённом формате — например только PDF или только с определённым видом электронной подписи на каждом отдельном файле. Требование единственно допустимого формата ограничивает участников и может стать основанием для жалобы.
Электронная форма имеет одно принципиальное преимущество перед бумажной с точки зрения доказательной базы. При электронной подаче система фиксирует точное время поступления каждой заявки, хранит все версии документов, обеспечивает неизменность поданных материалов. При бумажной форме заказчик ведёт журнал приёма корреспонденции, проставляет штамп с указанием времени получения, хранит конверты до вскрытия. Оба механизма решают одну задачу — обеспечить достоверность и неизменность поданных заявок — но электронный делает это надёжнее и с меньшими организационными усилиями.
Постепенный переход всех закупочных процедур в электронную форму — очевидная тенденция последних лет. Электронное подписание договоров, электронное размещение информации в ЕИС, электронная приёмка в рамках 44-ФЗ — всё это части одного процесса цифровизации государственных и корпоративных закупок. В 223-ФЗ электронная приёмка пока не введена как обязательная — в отличие от 44-ФЗ где она уже существует. Но направление движения очевидно: то что сегодня является правом заказчика, завтра может стать обязанностью. Заказчики которые уже работают полностью в электронном виде — готовы к этому переходу без дополнительных усилий.
Подписывайтесь на канал Центра «Закон.гуру»:
— в ТГ: https://t.me/zakon_guru_tg
— в ВК: vk.com/im/channels/-230744123