Акт по форме 0510452

Форма 0510452 специально разработана для учреждений с целью формализации приемки поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг по договорам, информация о которых не размещается в реестре контрактов Единой информационной системы (ЕИС) в сфере закупок. Правильное заполнение этого документа обеспечивает прозрачность, ответственность и соответствие финансовым нормативам, регулирующим деятельность государственных учреждений.

Применение формы 0510452 регулируется пунктом 64.19 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, с дополнительными разъяснениями, предоставленными в Методических рекомендациях, доведенных Письмом Минфина России от 29.11.2024 № 02-06-06/120312. Понимание этой нормативной базы необходимо для правильного применения формы в процессах закупок.

Акт приемки по форме 0510452 должен использоваться при документировании получения товаров, работ или услуг, предусмотренных договорами, не публикуемыми в реестре контрактов ЕИС. Форма служит официальным документом, подтверждающим процесс проверки и верификации, проведенный принимающим учреждением.

Документ должен быть подготовлен уполномоченным ответственным исполнителем, который является либо членом приемочной комиссии учреждения, либо другим назначенным должностным лицом. В некоторых случаях, когда это явно оговорено в контракте, уполномоченный представитель поставщика (подрядчика) может заполнить форму. Эта гибкость обеспечивает адаптацию процесса документирования к различным договорным условиям при сохранении соответствия финансовым нормативам.

Детальное документирование результатов приемки

Акт приемки служит всеобъемлющим документом, фиксирующим критические аспекты процесса приемки. Он отражает количественные и качественные расхождения, выявленные при приемке, случаи, когда ассортимент полученных материалов отличается от указанного в сопроводительных документах поставщика, а также информацию о транспортировке товаров (например, о целостности пломб и упаковки при транспортировке). Эта тщательная документация обеспечивает надлежащее управление запасами и создает основу для последующего разрешения споров, которые могут возникнуть.

Для контрактов, подлежащих казначейскому сопровождению, Акт приемки (форма 0510452), сформированный с помощью системы бухгалтерского учета, должен быть направлен для подписания в подсистему управления расходами системы "Электронный бюджет". В качестве альтернативы акт может быть создан непосредственно с использованием инструментов указанной подсистемы. Эта интеграция с системой "Электронный бюджет" усиливает финансовый контроль и обеспечивает соответствие закупочной документации более широким механизмам управления государственными финансами.

Заполнение заголовочной части

Заголовочная часть Акта приемки требует подробной информации обо всех сторонах, участвующих в сделке. Это включает полное наименование и юридический адрес принимающего учреждения с указанием в кодовой зоне номера реестровой записи из Сводного реестра. Кроме того, форма должна содержать полное наименование заказчика товаров, работ или услуг, сопровождаемое Основным государственным регистрационным номером (ОГРН), Идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) и Кодом причины постановки на учет (КПП) в специально отведенной кодовой зоне.

Фактический адрес, по которому был доставлен товар или выполнены работы или услуги, должен быть четко указан. Если была создана приемочная комиссия, документ должен ссылаться на акт учреждения о создании этой комиссии, включая номер и дату документа (в формате "ДД.ММ.ГГГГ") в кодовой зоне. В случаях, когда приемочная комиссия не была сформирована, учреждения могут указать это, отметив "решение о создании комиссии не принято" или поставив прочерк в соответствующем поле, как разъяснено в Письме Минфина России от 04.04.2024 № 02-07-08/31134.

Договорная основа для приемки должна быть указана с номером контракта, датой (в формате "ДД.ММ.ГГГГ") и идентификатором государственного контракта (при наличии), записанными в кодовой зоне. В форме также должны быть указаны отгрузочные документы или документация, подтверждающая выполнение работ или оказание услуг, как разъяснено в Письме Минфина России от 07.08.2024 № 02-07-08/74085, с их соответствующими номерами и датами (в формате "ДД.ММ.ГГГГ"), указанными в кодовой зоне.

Для контрактов, подлежащих казначейскому сопровождению, должны быть включены номер лицевого счета и аналитический раздел на лицевом счете участника казначейского сопровождения. В случаях, когда были осуществлены авансовые платежи в счет будущих поставок товаров, выполнения работ или оказания услуг, должен быть указан платежно-расчетный документ с его номером и датой (в формате "ДД.ММ.ГГГГ"), отмеченными в кодовой зоне.

Детализация информации о поставщике

Раздел 1 формы, "Сведения о поставщике (подрядчике), грузоотправителе, страхователе", требует всесторонних данных обо всех сторонах, участвующих в сделке. В форме необходимо указать полное наименование юридического лица или полное имя физического лица, включая индивидуальных предпринимателей (строка 1); сокращенное наименование юридического лица, если применимо (строка 2); юридический адрес организации или адрес регистрации по месту жительства или временного пребывания физического лица (строка 3); Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) или Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП) (строка 4); Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица, физического лица или индивидуального предпринимателя (строка 5); и Код причины постановки на учет (КПП) юридического лица (строка 6).

Если применимо, должен быть указан номер лицевого счета юридического лица, физического лица или индивидуального предпринимателя (строка 7), вместе с разделом на лицевом счете юридического лица, физического лица или индивидуального предпринимателя (строка 8). Эта информация должна быть получена из договорной документации и отгрузочных документов. Графа 4 должна быть заполнена только если договор предусматривает транспортировку товаров, а графа 5 должна быть заполнена только если договором предусмотрено страхование товаров.

Документирование транспортировки и приемки

Раздел 2, "Сведения о транспортировке и приемке груза", применим только в случаях, когда договор предусматривает транспортировку груза транспортной организацией, ответственной за сохранность груза. Этот раздел не должен заполняться, если графа 4 раздела 1 оставлена пустой. Раздел требует подробного хронологического документирования процесса транспортировки, включая даты и время отправки груза со станции (пристани, порта), прибытия к месту назначения, выдачи груза транспортной организацией, вскрытия вагона (или другого транспортного средства) и доставки на склад получателя (графы 2-11). Графы 2-9 должны быть заполнены на основе информации, доступной в транспортной накладной.

Время начала и окончания приемки должно быть зафиксировано в графах 12 и 13, что обеспечивает четкие временные рамки процесса проверки. В графе 14 должно быть указано место составления Акта приемки, которое обычно соответствует фактическому адресу, где были приняты товары, работы или услуги. Все даты должны быть отформатированы как ДД.ММ.ГГГГ, а время должно быть записано в формате ЧЧ.ММ, обеспечивая последовательность и ясность в временной документации.

Проверка целостности и количества

Раздел 3, "Сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза", должен заполняться только когда данные были введены в Раздел 2 и когда были выявлены количественные и/или качественные расхождения или несоответствия ассортимента. Этот раздел фиксирует критические наблюдения, сделанные во время проверки, включая целостность пломбирования (графа 2), состояние упаковки или тары во время приемки (графа 4), массу груза в тоннах как в пункте отправления, так и в пункте прибытия (графы 9 и 10), и условия хранения товаров на складе получателя (графа 12).

При приемке работ или услуг Раздел 3 не должен заполняться, так как эти элементы не применимы к нематериальным результатам. Если договор предусматривает, что представитель поставщика (подрядчика) или заинтересованной организации должен участвовать в приемке товаров, то этот представитель должен подписать Раздел 3, подтверждая документированные в нем наблюдения.

Детальная информация о приемке

Раздел 4, "Сведения о приемке товаров, работ, услуг", требует всесторонней документации как ожидаемых результатов, указанных в документах поставщика, так и фактически полученных товаров или услуг. В графах 2-7 должны быть зафиксированы данные о товарах (работах, услугах), представленные в документации поставщика, включая код продукции согласно Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) (графа 2) и наименование товара или описание выполненных работ или оказанных услуг, как указано в отгрузочных документах (графа 3).

В графах 8-13 должны быть указаны количество (объем), цена за единицу (тариф), стоимость товаров, работ или услуг (без НДС), ставка НДС, сумма начисленного НДС и стоимость товаров, работ или услуг (с НДС), как указано в отгрузочных документах. В графе 16 должно быть указано общее количество (объем) фактически принятых товаров (работ, услуг), а в графе 17 должно быть указано количество (объем) принятых товаров (работ, услуг), не соответствующих стандартам качества.

В графе 18 должны быть зафиксированы любые количественные (объемные) отклонения, рассчитанные как разница между количеством (объемом) товаров (работ, услуг), указанным в отгрузочных документах (графа 8), и количеством (объемом) фактически принятых товаров (работ, услуг) (графа 16). Для строительно-монтажных работ этот раздел должен быть заполнен после заполнения Раздела 6, на основе показателей подразделов 6.1 и 6.2, с учетом особых требований.

Документирование расхождений

Раздел 5, "Сведения о количественном и качественном расхождении при приемке товаров, работ, услуг", должен включать данные только для тех товаров, где отклонения были зафиксированы в графах 17 и 18 Раздела 4. Этот раздел предоставляет подробный отчет о расхождениях, выявленных при приемке, включая количество и стоимость (с НДС) товаров, которых не хватает при приемке (графы 6 и 7), аналогичные данные для любых избыточных товаров (графы 8 и 9), количество (объем) и стоимость (с НДС) дефектных или поврежденных товаров (работ, услуг), выявленных при приемке (графы 10 и 11).

Если страна происхождения товаров отличается от заявленной в транспортных документах, в графах 12 и 13 должны быть указаны цифровой код и сокращенное наименование страны согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). В графе 14 должен быть указан регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости, если они не соответствуют номерам, указанным в транспортных документах.

В графе 15 должно быть зафиксировано любое несоответствие требованиям или функциональным и техническим характеристикам, такое как очевидные признаки неоригинальности или непрохождение верификации QR-кода. Графа 16 предназначена для дополнительной информации о несоответствии качества, не охваченной в графах 12-15, обеспечивая тщательное документирование всех аспектов расхождений.

Строительно-монтажные работы

Раздел 6, "Сведения о строительно-монтажных работах", применяется исключительно к строительно-монтажным работам, выполненным по договорам, подлежащим казначейскому сопровождению. Это включает контракты на строительство (реконструкцию, в том числе с элементами реставрации, техническое перевооружение) и капитальный ремонт объектов капитального строительства.

Когда Раздел 6 заполняется ответственным исполнителем учреждения, показатели для этого раздела должны быть получены из документации подрядчика, такой как Акт о приемке выполненных работ (форма КС-2) и Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3). Сканированные копии этих документов должны быть приложены к акту и указаны в строке "Приложение №".

Раздел 6 разделен на два подраздела: 6.1 "Строительно-монтажные работы" и 6.2 "Стоимость выполненных строительно-монтажных работ и затрат". В подразделе 6.1 должен быть указан отчетный период для работ, с датами начала и окончания строительно-монтажных работ, указанными в кодовых зонах (в формате "ДД.ММ.ГГГГ"). В строке "Стройка" должны быть указаны наименование и адрес стройки, а в строке "Объект" должно быть указано наименование объекта строительства (реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения) или капитального ремонта, с указанием в кодовой зоне уникального кода объекта капитального строительства (при наличии).

Табличная часть подраздела 6.1 должна включать, согласно условиям договора и документации подрядчика, номер расценки (графа 4), код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) (графа 5), количество выполненных работ, цену за единицу и стоимость выполненных работ (графы 7-9).

Подраздел 6.2 предоставляет информацию о выполненных работах и затратах на основе стоимости работ по договору. Это включает код работ или затрат (при наличии) на основе договора и документации подрядчика (графа 3), стоимость выполненных работ и затрат нарастающим итогом с начала работ, включая отчетный период (графа 4), и стоимость выполненных работ и затрат нарастающим итогом с начала года, включая отчетный период (графа 5). Последняя рассчитывается как сумма соответствующих показателей в графе 6 по всем Актам приемки (форма 0510452) за текущий год.

В строке "Итого" должна быть указана стоимость работ и затрат без учета НДС, а в строке "Всего с учетом НДС" должна быть указана стоимость выполненных работ и затрат с учетом НДС.

Требования к авторизации и подписи

Акт приемки (форма 0510452) требует нескольких подписей для подтверждения процесса приемки. Ответственное лицо, принявшее товары, работы или услуги, вместе с членами приемочной комиссии, должны подписать документ простыми электронными подписями. Если приемочная комиссия не была создана, акт должен быть подписан ответственным лицом, принявшим товары, работы или услуги.

Минфин России рекомендует использовать квалифицированную электронную подпись, когда ответственное лицо подписывает акт, но если это технически невозможно, документ может быть подписан на бумаге, как разъяснено в Письме № 02-07-08/31134 от 04.04.2024 и Методических рекомендациях, доведенных Письмом № 02-06-06/120312 от 29.11.2024. Председатель комиссии должен подписать документ квалифицированной электронной подписью, обеспечивая дополнительный уровень верификации.

Представитель отправителя (поставщика) или незаинтересованной организации должен участвовать в подписании акта приемки, если такое участие предусмотрено договором. Если представитель поставщика (подрядчика) не может подписать электронный акт приемки квалифицированной электронной подписью, принимающая сторона должна создать бумажную копию акта для ручной подписи представителем.

Для строительно-монтажных работ акт также должен быть подписан представителем организации, осуществляющей строительный контроль (технический надзор), если такое требование указано в договоре. Этот представитель должен использовать квалифицированную электронную подпись, но если это технически невозможно, он должен вручную подписать бумажную копию электронного акта приемки.

Документ должен быть утвержден руководителем учреждения с использованием квалифицированной электронной подписи. Если учреждение не является заказчиком по государственному контракту или соглашению, акт приемки должен быть подписан квалифицированной электронной подписью уполномоченным представителем заказчика, который должен указать сумму принятых денежных обязательств.

В случаях, когда при приемке выявлены количественные и/или качественные расхождения или несоответствия в ассортименте принятых товаров, работ или услуг по сравнению с сопроводительными документами отправителя (поставщика), акт приемки вместе с транспортными накладными и другими сопроводительными документами должен быть направлен в уполномоченное структурное подразделение учреждения. Это подразделение подготовит и отправит претензионное письмо поставщику (подрядчику), инициируя процесс разрешения споров в соответствии с установленными процедурами.

Таким образом, Акт приемки по форме 0510452 служит всеобъемлющим документом, который не только формализует приемку товаров, работ и услуг, но и обеспечивает структурированную основу для выявления и решения любых расхождений или проблем, которые могут возникнуть в процессе закупок. Его правильное заполнение обеспечивает соответствие финансовым нормативам и способствует прозрачному финансовому управлению в государственных и муниципальных учреждениях.