ЕФС-1 в 2026

С 2026 года форма ЕФС-1 претерпела несколько изменений. Большинство из них технические — появились новые коды, удалились старые, изменилась структура некоторых разделов. По опыту работы экспертов Центра "Закон.гуру", эти изменения не требуют глобальной перестройки кадрового учёта, но знать о них нужно, чтобы правильно заполнять сведения и избежать ошибок при подаче отчёта.

Изменение 1: отмена подраздела 1.2

Самое заметное изменение — полное исключение подраздела 1.2 из формы ЕФС-1. Этот подраздел назывался "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" и содержал информацию о типе выплаты по обязательному социальному страхованию.

До 2026 года в этом подразделе работодатели указывали, например, что сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам (тип ОСС "Б"), или что назначается пособие по уходу за ребёнком до полутора лет (тип ОСС "У"). Эти сведения нужны были СФР для назначения и выплаты пособий.

С 2026 года подраздел 1.2 больше не заполняется и не подаётся. СФР получает всю необходимую информацию для назначения пособий напрямую от медицинских организаций (электронные больничные), из ЗАГС (сведения о рождении детей) и от самих застрахованных лиц через портал Госуслуг.

Что это означает на практике?

Раньше при уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам бухгалтер должен был в течение 3 рабочих дней подать в СФР подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с указанием типа выплаты "Б" (отпуск по беременности и родам), даты начала и окончания отпуска, суммы пособия.

С 2026 года эта процедура упразднена. Сотрудница сама подаёт заявление на пособие через Госуслуги, прикладывает электронный больничный, СФР автоматически рассчитывает пособие на основании данных о заработке из расчётов РСВ за предыдущие годы и назначает выплату. Работодатель вообще не участвует в этом процессе.

То же самое с пособием по уходу за ребёнком. Раньше нужно было подавать сведения в СФР с типом "У". Теперь сотрудница сама обращается за пособием через Госуслуги, СФР всё рассчитывает и назначает автоматически.

Единственное, что остаётся на работодателе — кадровое оформление отпуска. Приказ об отпуске по беременности и родам, приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком — эти документы нужны для внутреннего учёта и для табелирования. Но в СФР отправлять ничего не нужно.

Изменение 2: новый статус застрахованного лица МДИГ

В разделе сведений о застрахованных лицах появился новый статус — МДИГ. Этот код применяется для иностранных граждан, работающих в России на основании международных договоров о социальном обеспечении.

Россия заключила такие договоры с несколькими странами, в частности с Республикой Беларусь. Граждане этих стран, работающие в России, подлежат обязательному социальному страхованию на тех же условиях, что и граждане РФ. Для них в форме ЕФС-1 и нужно указывать статус МДИГ.

До 2026 года для таких работников использовались обычные статусы (например, "Работник по трудовому договору"). С 2026 года для них выделен отдельный статус, чтобы СФР мог идентифицировать застрахованных лиц, на которых распространяются международные договоры.

Если в вашей компании работают граждане Беларуси, при подаче сведений в ЕФС-1 указывайте для них статус МДИГ. Для граждан других стран, с которыми нет договоров о социальном обеспечении, используйте обычный статус "Иностранец".

Изменение 3: новый код периода работы ЧАЭСКОМ

В справочнике кодов периодов работы (стажа) появился новый код — ЧАЭСКОМ. Этот код применяется для учёта периодов служебных командировок в зоны радиоактивного загрязнения вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Если сотрудник направляется в служебную командировку в зону отчуждения или в зону с правом на отселение, этот период нужно отразить в ЕФС-1 с кодом ЧАЭСКОМ. Такие периоды учитываются особым образом при расчёте пенсии — за них идёт повышенный пенсионный коэффициент.

Код применяется редко, в основном это касается организаций, работающих в соответствующих регионах или направляющих сотрудников в командировки для выполнения работ в зонах загрязнения.

Изменение 4: отмена кодов ДИСТ и НДОМ

Из справочника кодов условий труда удалены коды ДИСТ (дистанционная работа) и НДОМ (надомная работа). Эти коды использовались для обозначения особых форм организации труда — когда сотрудник работает вне офиса, удалённо из дома или из любого другого места.

С 2026 года эти коды больше не применяются. Если сотрудник работает дистанционно или на дому, в форме ЕФС-1 это никак специально не отмечается. Указываются обычные условия труда без каких-либо дополнительных кодов.

Причина отмены: эти коды не несли существенной информационной нагрузки для СФР. Для начисления пенсии и других видов социального обеспечения неважно, работал сотрудник в офисе или дистанционно. Важен сам факт трудовых отношений и начисленных взносов.

Если у вас есть дистанционные сотрудники, при заполнении ЕФС-1 просто не указывайте никаких специальных кодов. Заполняете сведения как для обычного работника по трудовому договору.

Что осталось без изменений?

Несмотря на описанные изменения, большая часть формы ЕФС-1 осталась прежней. По-прежнему нужно подавать кадровые сведения при приёме сотрудника (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после приёма, при увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

По-прежнему нужно подавать сведения при переводе на другую должность (если изменились СНИЛС, должность, оклад или другие существенные данные), при переименовании должности, при изменении условий труда (например, установлении вредных условий).

Сроки подачи тоже не изменились: кадровые события — не позднее следующего рабочего дня, сведения о стаже за месяц — не позднее 25 числа следующего месяца.

Частые ошибки при заполнении ЕФС-1

Первая ошибка — продолжать подавать подраздел 1.2 при уходе в декрет. С 2026 года этого делать не нужно. Если подадите — СФР просто не примет сведения, так как такого подраздела больше нет в форме.

Вторая ошибка — не указывать статус МДИГ для иностранцев из стран с договорами. Если работает гражданин Беларуси, нужен статус МДИГ, а не обычный "Иностранец".

Третья ошибка — указывать коды ДИСТ или НДОМ для дистанционных работников. Эти коды отменены, их использование приведёт к ошибке при приёме отчёта.

Четвёртая ошибка — не подавать сведения о приёме в срок. Срок жёсткий — не позднее следующего рабочего дня. Задержка грозит штрафом 500 рублей за каждого работника.

Пятая ошибка — подавать сведения на бумаге при численности более 10 человек. При численности свыше 10 застрахованных лиц ЕФС-1 подаётся только в электронной форме через операторов электронного документооборота.

Как проверить правильность заполнения?

Перед отправкой ЕФС-1 в СФР проверьте основные моменты. Все ФИО, СНИЛС, даты заполнены правильно. Статусы застрахованных лиц соответствуют реальному положению (МДИГ для иностранцев из стран с договорами, обычные статусы для остальных). Коды ДИСТ и НДОМ нигде не используются. Подраздел 1.2 не заполнен и не подаётся.

Используйте контрольные соотношения, опубликованные СФР. Они помогают выявить ошибки ещё до отправки отчёта. Большинство учётных систем имеют встроенную проверку по контрольным соотношениям — запускайте её перед формированием файла для отправки.

Если получили протокол с ошибками от СФР, не игнорируйте его. Исправьте ошибки и отправьте корректирующие сведения. Чем быстрее исправите, тем меньше риск штрафа и претензий при проверке.

Что важно запомнить?