Доверенность в заявке: когда нужна и как проверить полномочия подписанта?
На практике может возникнуть следующий вопрос: что делать если заявку участника подписало лицо, которое не является руководителем компании — нужна ли доверенность, в какой форме она должна быть представлена и как проверить что полномочия подписанта реальны? Вопрос возникает регулярно, потому что в крупных компаниях заявки на участие в закупках нередко подписывают коммерческие директора, менеджеры по продажам или иные сотрудники, действующие по доверенности.
Начнём с простого случая — когда заявку подписывает руководитель компании, то есть лицо, сведения о котором внесены в ЕГРЮЛ как о единоличном исполнительном органе. Здесь всё очевидно: полномочия руководителя вытекают из закона и подтверждаются записью в реестре. Заказчик может проверить это самостоятельно по выписке из ЕГРЮЛ — никакого дополнительного документа от участника не требуется. Если заказчик запрашивает приказ о назначении или решение об избрании руководителя, это допустимо, но отсутствие этих документов не является основанием для отклонения если полномочия подтверждены выпиской.
Иначе обстоит дело когда заявку подписывает лицо действующее по доверенности. Здесь у заказчика нет возможности самостоятельно проверить полномочия подписанта из открытых источников — доверенность не регистрируется в публичных реестрах и недоступна для внешней проверки. Именно поэтому требование приложить доверенность в этом случае является обоснованным и не может быть оспорено как излишнее.
Выстроить требования к документам подтверждающим полномочия участников, правильно прописать их в документации и положении о закупке — всё это входит в программы Центра «Закон.гуру»: zakon.guru/edu/zakupki. По конкретным вопросам — консультация: zakon.guru/consult.
Теперь о форме доверенности — и здесь есть нюанс который важно понимать. В современной практике электронных закупок широко применяется машиночитаемая доверенность — МЧД. Это электронный документ который прикрепляется к квалифицированной электронной подписи физического лица и подтверждает его полномочия действовать от имени организации. МЧД удобна, юридически полноценна, но имеет один практический недостаток: не всегда её можно открыть и прочитать без специальных сервисов и технических инструментов. Заказчик получает заявку подписанную ЭЦП физического лица с приложенной МЧД — и не может понять какие именно полномочия она предоставляет без обращения к специализированному сервису проверки.
Именно поэтому разумной практикой является требование приложить к заявке скан-копию бумажной доверенности с живой подписью руководителя и печатью организации — в дополнение к МЧД или вместо неё если МЧД прилагается. Бумажная доверенность в отсканированном виде читается без каких-либо технических средств, позволяет немедленно установить кому выдана доверенность, какие полномочия она предоставляет и до какого срока действует. Это простое и надёжное решение которое снимает все вопросы о полномочиях подписанта.
Отдельный момент — срок действия доверенности. При рассмотрении заявок нужно проверить не только наличие доверенности но и то действовала ли она на дату подписания заявки. Доверенность выданная на год и датированная полтора года назад — недействительная доверенность. Заявка подписанная по истёкшей доверенности подписана лицом не имеющим полномочий — и это уже реальное основание для отклонения в отличие от формальных претензий к составу документов. Проверка срока доверенности занимает секунды но может иметь принципиальное значение для законности заключаемого договора.
Если заявка подписана по доверенности и доверенность приложена — стоит также проверить соответствие объёма полномочий конкретным действиям. Доверенность может быть выдана на право подписания договоров до определённой суммы, или на представление интересов в конкретных закупочных процедурах, или в общем виде на все действия от имени организации. Если сумма закупки выходит за пределы лимита установленного доверенностью — полномочий для подписания заявки нет. Это редкая но реальная ситуация которая требует внимания при рассмотрении заявок на крупные закупки.
Подписывайтесь на канал Центра «Закон.гуру»:
— в ТГ: https://t.me/zakon_guru_tg
— в ВК: vk.com/im/channels/-230744123