Неопределенный объем поставки в закупках

Неизвестность объемов поставки продолжает оставаться одной из наиболее актуальных проблем в сфере закупочной деятельности предприятий. Объем поставки является существенным условием закупки и при отсутствии конкретных объемов возникают серьезные сложности у закупщиков с корректностью проведения закупки, в том числе с корректностью расчета НМЦ. Также возникают вопросы о том, как правильно и в каком виде должны заключаться договоры с поставщиками, о чем подробно рассказывают специалисты Центра «Закон.гуру» в рамках корпоративного обучения и специализированного курса «Управление закупками и работа с поставщиками».

▶

Объем поставки либо объем закупки естественно зависит от вида закупки. Объем поставки определяется при поставке МТР, объем закупки - при выполнении работ, оказании услуг.

В случаях, когда речь идет об объемах поставки МТР, эффективным решением является использование прейскурантных договоров. Прейскурантные договоры отличаются от обычных договоров поставки МТР тем, что в таких договорах фиксируется гарантированный объем поставки, который поставщик обязан поставить после проведения процедур закупки и заключения договора. Также можно указать максимальный объем поставки, который заказчик имеет право раскрыть с дополнительной отгрузочной разнарядкой. В таком случае заказчик должен как минимум дать ориентировочный объем, который ему необходим к поставке, и, соответственно, указать условия, при которых он может забирать дополнительный объем через раскрытие дополнительной отгрузочной разнарядки.

Использование таких форм договоров значительно облегчает работу в условиях неопределенности, когда заказчик до конца не понимает, как у него может меняться производственная программа и какой ему нужен минимальный гарантированный объем или максимальный гарантированный объем. При использовании прейскурантных договоров необходимо рассчитывать НМЦ с условиями минимального объема, а денежные средства на договор закладывать с учетом максимального объема. В ходе взаимодействия со структурными подразделениями эти вопросы вполне решаемы.

При проведении "зонтичных закупок" ситуация имеет свои особенности. "Зонтичные закупки" представляют собой механизм, когда закупка проводится для нескольких заказчиков от одного поставщика. Название происходит от формы зонтика с вершиной и расходящимися лучами по краям. Получается, что один поставщик может поставлять свою продукцию на несколько заказчиков. Необходимо учитывать, какие объемы готов поставщик поставить и какова потребность отдельных заказчиков, которые участвуют в данной закупочной процедуре и в какие определенные моменты времени.

При проведении "зонтичных закупок" или консолидированных закупок, когда закупка проводится многолотовая для нескольких заказчиков, можно использовать практику применения выбора резервных поставщиков. В зависимости от того, как меняется производственная программа того или иного заказчика, можно определить сначала основного поставщика, у которого гарантированно планируется забирать определенные объемы продукции. Кроме того, определяется резервный поставщик, у которого в случае, если у основного поставщика будут заняты все производственные мощности и произвести он больше не сможет, можно взять дополнительный объем.

При закупке работ и услуг ситуация также решаема. Для непроизводственных работ применяются прейскурантные договоры, которые фактически являются рамочными. В них фиксируется ориентировочная сумма договора и прикладывается прейскурант цен на определенные виды работ или услуг. Такие формы договоров часто применяются, когда необходимо провести техническое обслуживание, ремонт транспортных средств. Это очень удобно, поскольку заказчик не может знать заранее, какому транспортному средству понадобится ремонт в течение периода действия договора.

Для подстраховки и обеспечения действующего договора с подрядчиком, который может оказывать необходимые работы или услуги, можно использовать либо прейскурантный договор, либо смешанный. Смешанный договор позволяет зафиксировать единичные расценки на те виды услуг, на которые это можно сделать, например, на техническое обслуживание в человеко-часах или в нормо-днях, где фиксируется расценка, а также дополнить её прейскурантом цен на определенные запасные части.

Выполнение строительно-монтажных работ представляет определенные сложности с теми закупками, по которым невозможно определить окончательный объем. Строительно-монтажные работы чаще всего проводятся либо по дефектным ведомостям, либо по проектам, которые разрабатываются заказчиком или проектными институтами. При отсутствии возможности определить конкретный объем, но наличии потребности в срочном проведении закупочной процедуры по строительно-монтажным работам, обычно в случаях аварийных, форс-мажорных ситуаций, выход есть.

Можно использовать практику заключения рамочного договора с фиксацией основных ценовых параметров. В строительстве это ФОТ, индексы МТР и др.. Все остальные параметры при заключенном договоре можно при наличии объемов уже заключать дополнительными соглашениями, когда они будут определены.

Этот способ очень удобен и позволяет избежать ретроспективности в сделках, что крайне важно для закупщиков. Согласно Закону № 223-ФЗ проведение ретроспективных сделок запрещено. Коммерческие заказчики также стараются не допускать ретроспективных сделок в своей деятельности. Применение рамочных договоров значительно помогает в ситуациях, когда необходимо срочно выполнять работы, а объем пока оценить сложно.

Использование различных видов договоров в закупочной деятельности позволяет не только запустить закупочные процедуры и рассчитать начальную максимальную цену, но и оперативно реагировать на потребности бизнеса. Правильное понимание механизмов применения прейскурантных, рамочных и смешанных договоров в условиях неопределенности объемов критически важно для избежания нарушений условий контрактов.

Эффективное управление закупками в условиях неопределенности требует глубокого понимания правовых механизмов и практических инструментов их применения. Центр «Закон.гуру» помогает организациям эффективно решать возникающие вопросы в рамках корпоративного обучения по вопросам организации закупочной деятельности на предприятии с разбором индивидуальных особенностей организации и специфики производственной деятельности.

Выстроить эффективную закупочную деятельность поможет курс «Управление закупками и работа с поставщиками», ориентированный на коммерческих заказчиков и заказчиков «второго типа», где детально разбираются алгоритмы действий при различных сценариях работы с неопределенными объемами поставки.

Следите за актуальными изменениями в сфере закупок и получайте экспертные комментарии в Telegram-канале Центра «Закон.гуру».

Удачных закупок!